Privacy

OMS
Het Openbaar Meld Systeem (OMS) verzorgt de doormelding tussen de brandmeldinstallatie in een gebouw en de alarmcentrale van de brandweer. Die doormelding is in veel gevallen verplicht op basis van bouw en –woningregelgeving, zoals het Bouwbesluit. Het OMS is een dienst die de brandweer niet zelf in huis heeft. Daarom besteedt zij die dienst vaak voor een bepaalde periode aan bij een leverancier in de markt.

Die leverancier verzorgt dan in opdracht van de brandweer voor een bepaalde periode de dienst aan u als gebouweigenaren of gebruikers, ook wel de abonnees genoemd. Om tijdens die periode goed uitvoering te kunnen geven aan de dienstverlening en alle communicatie rondom het OMS-abonnement en de OMS-aansluiting zelf, ontvangt de leverancier bij de start van de dienstverlening de contactgegevens van u als abonnee.

Zodra de aanbestede periode van de leverancier afloopt, wordt de OMS-dienst opnieuw aanbesteed en wordt een nieuwe leverancier gekozen. Dat kan een nieuwe leverancier of dezelfde leverancier zijn.

Doel van de verwerking
Om voor, tijdens en na de aanbesteding uw belangen als abonnee goed te kunnen dienen, maakt de brandweer gebruik van de contactgegevens van de OMS-abonnee. Daaronder vallen alle contactgegevens die van nut zijn om op directe en efficiënte wijze met u te kunnen communiceren over het contract, de facturering, de aansluiting, OMS-meldingen, de veiligheid, een aanbesteding, een wijziging van aanbieder en alle andere aspecten die samenhangen met de OMS-aansluiting. Onder de contactgegevens vallen begrijpelijkerwijs ook persoonsgegevens van directe contactpersonen binnen uw organisatie.

De gegevens worden door de brandweer dus niet anders gebruikt dan voor de OMS-aansluiting. De huidige leverancier heeft de contactgegevens in beheer tijdens de periode waarin hij de OMS-dienst levert. Tijdens die periode beheert hij de gegevens, houdt hij ze up-to-date en vult hij ze aan. Dat doet hij dus niet in eigen belang, maar op basis van een aanbesteding en juist in het belang van alle abonnees en de opdrachtgever, de brandweer. De brandweer beschikt dus net als de Huidige of toekomstige leverancier over alle contactgegevens. 

Voorbeeld:
Het zou een nogal onhandige bedoening worden, als nieuwe leveranciers of de brandweer op goed geluk brieven zouden moeten sturen naar gebouwen, zonder te weten of ze op de juiste plek terecht zouden komen. Dat komt uw belang als abonnee niet ten goede, u wordt dan niet goed bediend met informatie over veranderingen of mogelijkheden ten aanzien van uw OMS-aansluiting.

OBS
Om uw gegevens goed te beheren, hebben de veiligheidsregio’s een portal ingericht; Het OMS Beheers Systeem, OBS. Binnen dat systeem worden uw gegevens op een beveiligde wijze opgeslagen en beheerd.

Dat gebeurt in samenwerking tussen de OMS leverancier en de veiligheidsregio’s. Uw gegevens worden dus op een centraal punt beheerd.

Niet verder of langer dan nodig
Het kan voor u dus lijken dat de leverancier uw contactgegevens zomaar opvraagt of aan de brandweer verstrekt en handelt in strijd met privacy, maar dat is niet het geval.

Een OMS-leverancier mag contactgegevens, zoals telefoonnummers, e-mail adressen en namen van directe contactpersonen enkel verzamelen op basis van de overeenkomst met de brandweer en niet vanuit vrij commercieel oogpunt. De brandweer krijgt die bijgehouden en aangevulde gegevens weer in beheer aan het eind van de aanbestede periode en gebruikt ze weer om de OMS-dienstverlening opnieuw aan te besteden. De leverancier tekent op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens een bewerkersovereenkomst met de brandweer.

Zodra u als abonnee over bent naar een nieuwe aanbieder of uw aansluiting helemaal opzegt, moet de oude leverancier de persoonlijke gegevens vervolgens vernietigen. Een uitzondering kan bijvoorbeeld zijn dat zij eventuele financiële gegevens zoals facturen nog moet bewaren in verband met de fiscus.